Ako dobijete i pošaljete 100 imejlova dnevno, ukupan broj je 24.000 poruka godišnje, na koje potrošite 100 radnih dana. Ako uspete da smanjite broj za 20 odsto, dobićete dodatnih 20 dana godišnje koje možete koristiti za druge stvari, smišljanje novih ideja ili lep odmor - kažu koautori knjige "The Hamster Revolution: Stop Info-Glut and Reclaim Your Life!", Mike Song, Viki Halsi i Tim Burres. Zahvaljujući BC Biltenu, Press vam prenosi najzanimljivije delove iz knjige.

Šaljite manje
Razmislite pre nego što kliknete "reply to all" i "cc". Tačnim određivanjem Vaših imejlova, bićete efikasniji i efektivniji.

Zaustavite bumerang
Pošaljite pet imejlova i dobićete barem tri odgovora, koji su najčešće nepotrebni. Ako eliminišete jedan od pet imejlova, odmah ćete smanjiti obim novih koji tek pristižu.
Stani - potom šalji
Pre no što kliknete "send", zapitajte se: Da li je ova informacija pravovremena, tematska i dobro usmerena? Hoće li ova poruka primaocu pomoći da uradi posao bolje i uspešnije?

Ljubaznost, pre svega
Ne zahteva svaki imejl odgovor, posebno ne onaj rutinski. Autori preporučuju da upotrebljavate skraćenice kao što su "NTN" - no thanks needed ili "NRN" - no reply needed (odgovor nije potreban).

Zakažite sastanak
Umesto da šaljete imejlove koji mogu inicirati dug proces diskusije, pokušajte da ugovorite lični ili telefonski sastanak. Dobićete više, za kraći vremenski period.

Odredite konkretan 'subject'
Neodređen 'subject' može zbuniti primaoca poruke i otežati mu lociranje Vaše poruke kasnije. Jedna reč, kao npr: "zahtev" ili "potvrda" sa relevantnim informacijama (datum), objašnjava i daje kontekst Vašoj poruci.

Struktura je bitna
Izbegnite zid od reči, započinjući svaku poruku sa ne više od osam reči. Na primer - "Jučerašnji sastanak je bio veoma interesantan". Koristite 'ABC metodu' kojom ćete podeliti imejl na tri dela: Action - počnite sa svrhom, Background - predstavite ključne tačke, Close - postavite sledeće korake.

Sačuvajte sadržajno
Potraga za starim imejlom može Vam oduzeti puno vremena, zato pazite šta čuvate. Zapitajte se: zašto će mi ova informacija biti potrebna kasnije? Da li je mogu pronaći na vebu, ili na nekom drugom mestu? Sačuvaćete manje, a naći više!

Arhivirajte pametno
Možete imati nekoliko preklapajućih imejl foldera, pa "Dokumenti od šefa", mogu sadržati različite materijale - od pregleda performansi do poziva na ručak! Umesto toga, napravite manji broj foldera i imenujte ih shodno sadržaju. Željenu informaciju ćete naći brže nego obično.

Trenirajte
Slanje boljih imejlova nije garancija da će i drugi slediti Vaš primer, osim ako ih ne zamolite! Ponudite Vašim najčešćim pošiljaocima nekoliko dobrih saveta, ili ćete i dalje dobijati njihove loše imejlove.

Ostale vestiArhiva